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Chapitre II : Correspondance et secrétariat

Rappel

Quelles sont les 5 styles d’une lettre commerciale ?

Motivation

Citez quelques écriteaux sur les murs et portes d’une Direction (administration).

Annonce du sujet

Qu'allons-nous étudier aujourd'hui ?

Analyse

Quid de la correspondance ?

Expédier = envoyer

Rédiger = concevoir, 

Ecrire = orthographe (forme)

S’exprimer = langue (fond)

Valeurs = marchandise, courriers, effets de commerce

Courantes = habitude

Synthèse

Quel peut – on retenir de cette leçon ?

Les 5 styles d’une lettre commerciale sont : Claire, complète, concise, correcte et courtoise.

Les écriteaux sur les murs et portes d'une direction (administration) sont :  Comptabilité, secrétariat, réception.

Aujourd'hui nous allons étudier correspondance et secrétariat.

CHAPITRE II : CORRESPONDANCE ET SECRETARIAT

1. En quoi consiste le service correspondance dans un secrétariat ?

Par correspondance, il faut comprendre :

a. La réception du courrier : Enregistrement, classification, et orientation interne.  

b. La réponse : Elaboration d’une suite par le biais du service  concerné

c. L’expédition du courrier « réponse » :

Il faut bien la rédiger, savoir écrire et savoir s’exprimer

2. Quels conseils donner à un secrétaire ? 

a. Une bonne orthographe : éviter les fautes qui donnent une mauvaise impression de l’entreprise et de son personnel.

b. Disposer d’un dictionnaire qui est un outil précieux.

 3. Quels sont les différents types de lettres à rédiger ?  

a. Les lettres simples : Lors de la réception ou d’expédition des valeurs.

  • Les lettres courantes : Sont des lettres telles que :
  • Les demandes de renseignement et de documentation
  • Les réponses à des demandes
  • Les lettres de remerciements
  • Les lettres de commande

b. Les lettres difficiles ; sont celles en rapport avec :

  • Le retard de la date de livraison
  • L’augmentation du prix
  • La qualité moins belle
  • Le refus
  • Le contentieux (Cfr. conseiller juridique de l’entreprise)  

Expédier = envoyer

Rédiger = concevoir, 

Ecrire = orthographe (forme)

S’exprimer = langue (fond)

Valeurs = marchandise, courriers, effets de commerce

Courantes = habitude.

N.B : Le service correspondance est une partie du Secrétariat.

Le Secrétaire doit soigner ses textes pour la bonne réputation de l’entreprise.